神譯局是36氪旗下編譯團(tuán)隊(duì)，關(guān)注科技、商業(yè)、職場(chǎng)、生活等領(lǐng)域，重點(diǎn)介紹國(guó)外的新技術(shù)、新觀點(diǎn)、新風(fēng)向。

編者按：開(kāi)會(huì)是每個(gè)職場(chǎng)人都再熟悉不過(guò)的事情。你在職場(chǎng)中一定也或多或少地組織和發(fā)起過(guò)會(huì)議。但是你真的了解如何組織一個(gè)卓有成效的會(huì)議嗎？哪些因素會(huì)影響會(huì)議的順利進(jìn)行？我們來(lái)聽(tīng)聽(tīng)Google組織會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)吧。本文來(lái)自編譯。

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在職場(chǎng)，我一直覺(jué)得組織會(huì)議是一件非常容易的事情，但是每到真正做的時(shí)候，我總是會(huì)發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題。

其他同事和經(jīng)理一再夸贊我，說(shuō)我非常善于溝通且知道如何吸引聽(tīng)眾，那按理說(shuō)主持會(huì)議對(duì)我這樣的人來(lái)說(shuō)應(yīng)該是小菜一碟，對(duì)嗎？可是不知怎么的，我以前組織會(huì)議的時(shí)候，總是感覺(jué)會(huì)議進(jìn)程有點(diǎn)不流暢，而與會(huì)者總是感覺(jué)彼此沒(méi)有達(dá)成共識(shí)，同時(shí)會(huì)議內(nèi)容的引入總是讓人感覺(jué)很突兀。

雖然我不擅長(zhǎng)開(kāi)會(huì)，但我能分辨出哪些會(huì)議是卓有成效的?？蓡?wèn)題是，我不知道它們是如何做到如此高效的，以及有哪些要素起到了重要的作用。

因此在很長(zhǎng)一段時(shí)間里，我總是把優(yōu)質(zhì)會(huì)議的原因歸結(jié)為主持人的個(gè)人魅力——就是某種無(wú)法形容的東西，而這一定是頗具影響力的商業(yè)領(lǐng)袖們的共同特征。但是在今年年初，我進(jìn)入Google擔(dān)任了一個(gè)新職務(wù)，并且接受了關(guān)于如何主導(dǎo)高影響力會(huì)議的培訓(xùn)，之后我逐漸意識(shí)到了，其實(shí)成功的會(huì)議有一些關(guān)鍵步驟，而我之前一直忽略了它們。

老實(shí)說(shuō)，當(dāng)我意識(shí)到原來(lái)這些開(kāi)會(huì)步驟對(duì)提升會(huì)議質(zhì)量有如此大的影響時(shí)，我感到很尷尬，因?yàn)槲揖尤缓雎粤诉@么久。其實(shí)做這些事情只需要花很少的時(shí)間，但效果卻非常明顯。

這是一個(gè)典型的提醒，即一點(diǎn)點(diǎn)微小的改變有時(shí)候就可以產(chǎn)生很大的影響。如果你正面臨著類似的問(wèn)題，希望這篇文章可以幫助到你。

1. 在會(huì)議邀請(qǐng)中加上事件描述

同事們都是大忙人。所以，如果你在會(huì)議邀請(qǐng)中沒(méi)有說(shuō)清楚要討論的事情，就相當(dāng)于你在傳遞一個(gè)“我們想見(jiàn)面開(kāi)個(gè)會(huì)只是因?yàn)槲覀円_(kāi)個(gè)會(huì)”的意思，會(huì)讓人感覺(jué)你不夠尊重他們的時(shí)間。雖然我相信沒(méi)有人會(huì)真的這么認(rèn)為，但如果你的會(huì)邀沒(méi)有說(shuō)清楚要討論什么事情，就會(huì)傳達(dá)出這樣的信息。

如果與會(huì)者進(jìn)入會(huì)議時(shí)還不知道他們?yōu)槭裁匆_(kāi)這個(gè)會(huì)，那結(jié)果就注定要糟糕了，因?yàn)槟阋呀?jīng)浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間，讓每個(gè)人上來(lái)還要先進(jìn)入狀態(tài)，而這些會(huì)議時(shí)間本來(lái)可以直接用于內(nèi)容討論的，而且，你也沒(méi)有給人留出反饋意見(jiàn)的時(shí)間。

看看我在下面提供的樣本，這并不困難，我只花了不到一分鐘的時(shí)間就完成了。

簡(jiǎn)單吧？幾乎不需要費(fèi)什么力，你就已經(jīng)為會(huì)議奠定了一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，告知了所有的參與者必要的會(huì)議背景，以便大家可以清楚地了解會(huì)議的目的。

2. 提前24小時(shí)發(fā)送議程

內(nèi)容說(shuō)明是會(huì)議的基礎(chǔ)，還有另一個(gè)重要的部分就是會(huì)議的流程。我們現(xiàn)在已經(jīng)知道會(huì)議目標(biāo)了，但開(kāi)會(huì)時(shí)具體應(yīng)該是什么樣子的呢？

如果在一個(gè)安排滿了1:1對(duì)話、有大量事情需要團(tuán)隊(duì)同步和要跟進(jìn)的工作日，我卻完全不知道每個(gè)會(huì)議的時(shí)間會(huì)如何度過(guò)，這會(huì)讓我非常抓狂。我需要準(zhǔn)備些什么嗎？是否有任何材料需要我事先查閱，以便我開(kāi)會(huì)時(shí)能夠具備更獨(dú)特的視角？我是否需要事先完成某些任務(wù)？諸如此類的問(wèn)題應(yīng)該在人們參加會(huì)議之前的幾個(gè)小時(shí)甚至幾天前就給出解答。

當(dāng)然，制定議程可能會(huì)給你增加一些額外的工作。但是我們來(lái)權(quán)衡一下，準(zhǔn)備議程只需要5分鐘，而如果沒(méi)有通知與會(huì)者需要準(zhǔn)備的內(nèi)容而多出來(lái)的后續(xù)工作需要至少30分鐘，我們應(yīng)該盡力為每個(gè)人節(jié)省時(shí)間。對(duì)整個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，每天就會(huì)節(jié)省幾百甚至幾千小時(shí)的時(shí)間。

與準(zhǔn)備內(nèi)容說(shuō)明類似，準(zhǔn)備議程也不需要搞得太復(fù)雜。上一節(jié)中我舉了一個(gè)QBR會(huì)議的例子，我在下面附上了一個(gè)議程樣本給大家看看。

是不是很有效？在這個(gè)例子中，所有的會(huì)議參與者現(xiàn)在都了解了會(huì)議的內(nèi)容，Jenna知道她需要準(zhǔn)備好回答針對(duì)提案內(nèi)容修改的問(wèn)題，而參與者都有機(jī)會(huì)提出原始議程中尚未囊括的其他討論點(diǎn)。這樣一來(lái)，任何需要對(duì)會(huì)議時(shí)間或過(guò)程進(jìn)行的調(diào)整都可以預(yù)先安排。

3. 以目的、好處、檢查開(kāi)場(chǎng)

會(huì)議內(nèi)容明確傳達(dá)了，議程也預(yù)先確定了，還有一件要注意的事情就是會(huì)議開(kāi)場(chǎng)。在這一點(diǎn)上，我們需要確保會(huì)議是遵循我們?cè)谧h程中所設(shè)置的結(jié)構(gòu)進(jìn)行。

我學(xué)到的最有效的方法是用“目的、好處、檢查”來(lái)進(jìn)行引導(dǎo)。目的、好處、檢查（簡(jiǎn)稱PBC）是高效會(huì)議的介紹性環(huán)節(jié)。這個(gè)名字基本就說(shuō)明了一切：在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，你要說(shuō)明本次會(huì)議的目的和好處，并檢查與會(huì)者是否在前幾點(diǎn)上保持一致。

根據(jù)西北大學(xué)凱洛格銷售研究所的創(chuàng)始人、同時(shí)也是PBC的倡導(dǎo)者Craig Wortmann的說(shuō)法，這樣做的好處有三點(diǎn)：

使你的潛在客戶的期望與你自己的期望相一致。

表明你是有準(zhǔn)備和有組織的。

顯示了對(duì)潛在客戶的時(shí)間的尊重。

當(dāng)我剛開(kāi)始在Google工作時(shí)，我在與客戶電話溝通時(shí)會(huì)使用PBC原則，因?yàn)槟鞘俏医邮苓^(guò)的獨(dú)特培訓(xùn)。但當(dāng)我認(rèn)識(shí)到它們?cè)跁?huì)議中發(fā)揮的有效作用后，我開(kāi)始將PBC融入我主持的所有會(huì)議中。

可能對(duì)某些人來(lái)說(shuō)，這些步驟看起來(lái)很“花哨”，但它們展示了一種對(duì)工作的專注和卓越的執(zhí)行力，目的是保證人們能夠進(jìn)行更深入、更有意義的溝通?？梢哉f(shuō)你做的這些事情對(duì)推進(jìn)業(yè)務(wù)開(kāi)展都具有直接促進(jìn)作用。

我認(rèn)為這些步驟非常有價(jià)值，原因是它們反映了我們的工作本來(lái)應(yīng)該有的狀態(tài)。不是為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)，而是為了真正推動(dòng)業(yè)務(wù)而開(kāi)會(huì)。這些步驟促成了高效率的會(huì)議，因?yàn)樗鼈儠?huì)確保所有利益相關(guān)者在每一步都保持一致。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，按這些步驟去安排會(huì)議，會(huì)產(chǎn)生與我們的期望最接近的結(jié)果。我還認(rèn)為，無(wú)論是客戶、經(jīng)理、同事，還是董事，沒(méi)有人喜歡在結(jié)束一個(gè)會(huì)議時(shí)感覺(jué)自己浪費(fèi)了時(shí)間，這是所有人的共識(shí)。

譯者：張茉茉